PORTARIA Nº 4080/GR/UFFS/2025

O REITOR DA UNIVERSIDADE FEDERAL DA FRONTEIRA SUL (UFFS), no uso de suas atribuições legais, considerando:

a) a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados;

b) a Resolução nº 13/CONSUNI/UFFS/2016, que estabelece a Política de Gestão de Documentos Arquivísticos da Universidade Federal da Fronteira Sul; e

c) a LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011 - Lei de Acesso à Informação (LAI);

d) a necessidade de preservar e manter acessíveis os documentos arquivísticos digitais produzidos e recebidos pela UFFS; e

e) a necessidade do desenvolvimento de ações e a disponibilidade de recursos, de forma contínua, visando ao uso e acesso aos documentos arquivísticos digitais pelo tempo que forem necessários,

 

Art. 1º  INSTITUIR a Política de Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais da Universidade Federal da Fronteira Sul (UFFS), nos termos desta Portaria e da legislação pertinente.

 

Art. 2º  Para fins da presente política são consideradas as seguintes definições:

I -  Autenticidade: qualidade de um documento de estar livre de adulterações;

II -  Cadeia de custódia ininterrupta: cadeia composta por entidades custodiadoras dos documentos, responsáveis por assegurar a proteção desses registros documentais, mantendo, assim, sua autenticidade;

III -  Cadeia de preservação: sistemas de controle aplicados durante todo o ciclo de vida dos documentos a fim de assegurar sua autenticidade;

IV -  Confiabilidade: o documento é credível, consegue sustentar o fato ao qual se refere, sendo essa inferência estabelecida pela sua completude, exatidão e procedimentos de controle aplicados no momento de sua produção;

V -  Conteúdo estável: o conteúdo do documento apresenta estabilidade, sem alterações;

VI -  Custodiador confiável: entidade ou unidade que possui autoridade e capacidade para preservar e manter acesso aos documentos arquivísticos digitais pelo tempo que for necessário;

VII -  Documento arquivístico digital: documento constituído por dígitos binários, produzido ou recebido pela UFFS no desenvolvimento de suas atividades;

VIII -  Forma fixa: o documento apresenta a mesma aparência toda vez que é manifestado, ou apresenta determinadas alterações segundo regras previamente estipuladas;

IX -  Preservação digital: conjunto de ações gerenciais e técnicas voltadas à manutenção e acesso aos documentos arquivísticos digitais pelo tempo que for necessário;

X -  Presunção de autenticidade: aferição da autenticidade do documento por meio da análise de como ele foi produzido e mantido;

XI -  Repositório Arquivístico Digital Confiável: Ambiente voltado à preservação de objetos digitais, de forma confiável, pelo tempo que for necessário, mantendo as características inerentes aos documentos arquivísticos digitais.

 

Art. 3º  São objetivos da Política de Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais da Universidade Federal da Fronteira Sul (UFFS):

I -  Propiciar o uso e acesso aos documentos arquivísticos digitais pelo tempo que forem necessários;

II -  Viabilizar que os documentos arquivísticos digitais mantenham-se autênticos, confiáveis, acessíveis e compreensíveis;

III -  Primar para que os documentos arquivísticos digitais mantenham forma fixa e conteúdo estável;

IV -  Mitigar processos de obsolescência tecnológica que possam afetar o uso, manutenção e acesso dos documentos arquivísticos digitais;

V -  Ser um instrumento de referência para o desenvolvimento de ações, planos e projetos que tenham relação com documentos arquivísticos digitais;

VI -  Estabelecer princípios e responsabilidades quanto à preservação dos documentos arquivísticos digitais da Instituição.

 

Art. 4º  São princípios estabelecidos pela Política de Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais da UFFS:

I -  Pautar-se pela busca da presunção de autenticidade, confiabilidade e acesso aos documentos arquivísticos digitais;

II -  Considerar as ações e procedimentos voltados à preservação e acesso como necessários durante todo o ciclo de vida dos documentos arquivísticos digitais;

III -  Reconhecer a necessidade do conhecimento de diferentes áreas (gestão arquivística de documentos, tecnologia da informação, administração pública etc.), no intento de manter os documentos arquivísticos digitais autênticos, preservados e acessíveis;

IV -  Adotar procedimentos administrativos e de gestão arquivística, a fim de direcionar a adoção de recursos tecnológicos voltados à preservação dos documentos arquivísticos digitais;

V -  Pautar-se pelo estabelecimento de uma cadeia de custódia ininterrupta e de uma cadeia de preservação como medidas necessárias à manutenção da autenticidade e acesso dos documentos arquivísticos digitais;

VI -  Atuar colaborativamente com demais entidades e órgãos que atuem em favor da preservação e acesso aos documentos arquivísticos digitais.

 

Art. 5º  São responsabilidades estabelecidas pela Política de Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais da UFFS:

I -  Prover, de forma contínua, com recursos financeiros, tecnológicos, de pessoal, infraestrutura etc., necessários à manutenção, preservação e acesso aos documentos arquivísticos digitais;

II -  Manter seus profissionais capacitados e aptos a atuar com ações e medidas da preservação digital;

III -  Se utilizar de planos de preservação digital para garantir a preservação e acesso aos documentos arquivísticos digitais, observando as características e peculiaridades de cada conjunto documental;

IV -  Primar pela adoção de medidas conjuntas entre diferentes áreas (gestão arquivística de documentos, tecnologia da informação, administração pública etc.) na busca de soluções para a manutenção dos documentos arquivísticos digitais ao longo do tempo;

V -  Observar normas, recomendações, orientações e demais instrumentos legais e normativos que visem a manutenção dos registros arquivísticos digitais;

VI -  Primar pelo recolhimento dos documentos arquivísticos digitais permanentes para um custodiador confiável capaz de manter um Repositório Arquivístico Digital Confiável - RDC-Arq.

 

Art. 6º  A Política de Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais pode ser revista a qualquer tempo.

 

Art. 7º  Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação no Boletim Oficial da UFFS.